El protocolo es una de mis especialidades e inicio una serie de posts para mostrarte cómo funciona y cómo puede ayudarte en el trabajo.
El ceremonial empresarial está considerado como una rama más de la comunicación y establece un marco ordenador de las relaciones formales dentro de la empresa. Reuniones, almuerzos de trabajo, aniversarios, homenajes a empleados, entregas de premios, conferencias, visitas de directivos, ruedas de prensa….son infinitos los tipos de eventos que se celebran a diario en la vida de las compañías. Seguramente has asistido a una multitud de ellos o te ha tocado organizarlos. Para todos ellos hay prácticas y costumbres que son importantes conocer pues es la imagen de la empresa y la nuestra misma, la que está en juego, especialmente cuando hay personas externas a la empresa.
El protocolo aplicado al ámbito empresarial aporta el conocimiento de las normas y costumbres (nacionales y extranjeras) que son necesarias para la correcta organización de manifestaciones públicas. En el fondo, son una serie de reglas sencillas y de sentido común que iré compartiendo contigo.
Una de las reglas básicas del protocolo es el concepto de Precedencia: quién va antes de quién. Cuando se organiza un evento empresarial es importante tener claro el orden de precedencias a la hora de ubicar a los invitados. Las personas de la empresa deben ordenarse de acuerdo al organigrama y las autoridades se rigen por la ley de precedencias.
En todo evento es imprescindible identificar al anfitrión: la persona que convoca, organiza e invita. Es la figura clave del evento, lo preside. Y es la persona que lo inicia y cierra. Es la persona que recibe a sus invitados (a todos por cierto) y determina el protocolo de acuerdo al tipo y filosofía de acto. El anfitrión debería en todo momento: citar a sus colaboradores más cercanos, a patrocinadores (si hubiera) y a los representantes de las instituciones o entidades privadas que acudan al acto.
La presidencia es una zona reservada para el anfitrión y sus invitados principales, en un lugar claramente visible y diferenciado.
La ley de la derecha. La derecha representa el puesto de honor y tiene precedencia sobre la izquierda.
Hay varias sistemas de ordenación de la presidencia:
– alternancia: 6 4 2 1 3 5
– lineal (para recibimientos o recepciones oficiales): 123456
El acceso y salida a la presidencia: el anfitrión e invitados principales son los últimos en ubicarse y los primeros en marcharse.
En el próximo post veremos los diferentes sistemas de ordenar a los invitados..¡el mayor quebradero de cabeza de todo evento!
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