Tips para Comunicaciones Online de éxito

Tips de comunicación e imagen para que tus video conferencias, formaciones o presentaciones online sean un éxito.

Los tiempos que corren y con la intensificación del teletrabajo, dominar el arte de la comunicación online es importante. Aunque pueda parecer que es tan sencillo como encender el ordenador lo cierto es que hay una serie de pauta estratégicas y todo un proceso de planificación que puedes seguir para que tu presentación online sea un éxito.

De la misma forma que te preparas una reunión en persona debes invertir tiempo en planificar y preparar bien tus reuniones online. Las primeras impresiones son muy importantes. El objetivo será hablar con la cámara del dispositivo que uses de forma que te vean, suenes natural y transmitas confianza y profesionalidad.

En este post encontrarás un completo decálogo con recomendaciones y consejos que pasan por la importancia de  conocer el tipo de reunión y el papel que juegas en él, saber tener presencia , apoyarse en presentaciones diferentes y de alto impacto visual, prestar atención a la comunicación no verbal, como una postura que transmita seguridad, vestirse adecuadamente o planificar detalles como la colocación de la cámara, la iluminación o el fondo. ¡Todo comunica!

1. Analiza los posibles escenarios: 

En el primer escenario tú presentas a varias personas, tienes un PowerPoint que aquellos que te escuchan verán en su pantalla completa. Éstos pueden verte al principio, pero una vez que empieces a hablar, la presentación PowerPoint será su punto de atención.  Esto significa que es importante contar con una presentación PowerPoint de alto nivel con muy poco texto y añadir cualquier objeto visual que soporte los puntos de los que estás hablando.   A la gente le encantan los objetos visuales que explican/transmiten mensajes. Tu powerpoint es todo lo que van a ver mientras escuchan tu voz ya que la presentación será una pantalla completa.   Esto significa que no puede distraer ni ser denso.  

El segundo escenario es que estás liderando una discusión online con varios miembros del equipo que  están repartidos por diferentes ciudades/lugares.   Si eres la persona que dirige esta discusión grupal, una manera de prepararse es crear una agenda para orientar a todos en la reunión de antemano y pueda haber un flujo organizado.   Debido a que no están todos en la misma habitación, puede ser difícil controlar la productividad y la dirección de la conversación.   Así que tener una agenda para mantener los puntos a discutir/debatir es una manera de mostrar preparación y liderazgo.  

El tercer escenario es que te encuentres en una reunión one-to-one en la que estás haciendo una reunión de video con otra persona.   Para prepararte, ten todos tus materiales delante , idealmente impresos o escritos de antemano.   Esto es importante porque mientras estás en una reunión online no deberías alternar entre la pantalla y el navegador.   Debes estar mirando a la cámara para transmitir que estás escuchando y concentrándote durante la conversación, tal y como lo harías en persona.   Es una señal de respeto.

En todos los escenarios hay una serie de recomendaciones y consejos:

2. Hacerse presente es clave

Puede ser algo complicado porque no podemos anticipar cuándo otros van a hablar.   No tenemos las señales normales del lenguaje corporal como levantar la mano .

Si estás liderando una videoconferencia, asegúrate de empezar animando a todos los que hablan para que se presenten.   Es una  manera de mostrar liderazgo y consideración por los demás.   Lo más probable es que muchas personas no trabajen estrechamente en el mismo entorno, así que animar a otros a presentarse es una manera para que todos pongan un nombre a una cara.

Si no estás dirigiendo la reunión sino que participas, planea presentarte antes de hablar.   Al hacerlo, conseguirás captar la atención  porque no esperan que te presentes antes de hablar y es una manera de mostrar autoridad y liderazgo porque confías en quién eres y en lo que estás a punto de decir.  El momento adecuado para hablar en una videoconferencia es esperar una breve pausa o cuando alguien haya terminado su turno. Estás en un entorno de trabajo por lo que es importante comportarse de una manera profesional y respetuosa.   A pesar de que estás online, estás dejando una impresión en los demás de la misma forma que los otros también dejan una impresión en ti.   Otra opción es publicar una pregunta por mensaje instantáneo, que es una función que tiene todos los softwares de videoconferencia.    Otra forma sutil de mostrar la presencia es, si te diriges a alguien directamente durante la reunión, decir su nombre.   Debido a que no puedes girar tu cuerpo o usar tus ojos para comunicarte con una persona en particular, decir el nombre de la persona es clave para que sepan que te diriges directamente a ellos.   Prueba algunos de estos pasos para establecer tu presencia.   Aunque puedan parecer pequeños, tienen un gran impacto.

3. Mantener y dirigir la atención

En una reunión online es mucho más fácil distraerse y es natural desviarse de los temas a tratar . ¿Qué podemos hacer para mantener la reunión interesante y atractiva?   La respuesta está en animar a todos a hablar.

Debido a que todo el mundo está en diferentes lugares,  la persona que dirige la reunión debe ver las caras de los participantes en la pantalla para ver su reacción y medir la dinámica.  Es clave dirigir el flujo de la conversación, lo que significa que cuando comienzan a desviarse del tema, tiene que hacer lo necesario para que se vuelva al tema adecuado.   Debido a que no estás frente a una sala como en una reunión típica y la gente no puede mirarte en busca de dirección y orientación, es aún más importante redirigir la reunión.

Si se produce una discusión y la gente llega al punto de interrumpirse continuamente y no escucharse,  es crucial calmar la situación.  Una buena manera es desplegar señales de mano en la cámara.   Al empezar la reunión puedes anunciar a todos los participantes que  si te ven haciendo una señal de mano como agitar en la pantalla, esto significa todos los demás deben dejar de hablar.

Puede haber situaciones en las que no haya mucho compromiso y/o nadie sepa qué decir.  Es importante que lo tomes como una señal y empieces a hacer preguntas para mantener la reunión atractiva.  Dirige preguntas a ciertas personas que están cualificadas para hablar.   A menudo la gente quiere hablar en las reuniones, pero debido a que es videoconferencia y no es un entorno al que están acostumbrados, es posible que se queden callados.   Así que anima a otros a hablar planteando una pregunta.   Como todas las buenas reuniones, terminar la conferencia preguntando si alguien tiene alguna pregunta es muy importante porque muestra que aunque todos están en lugares diferentes,  estás considerando las opiniones de otras personas, especialmente si no tuvieron la oportunidad de hablar durante la reunión.   Un líder eficaz se preocupa por todos, incluso cuando no están en la misma habitación.

4. Presentaciones diferentes y originales

Si recuerdas algunas de las mejores reuniones o presentaciones que has escuchado o has visto, ¿qué las hace geniales?   A menudo es porque hay un elemento sorpresa: planteaban una idea que tú no conocías o los objetos visuales eran inesperadamente interesantes.   En una videoconferencia tienes la oportunidad de dejar una impresión en aquellos que la están viendo.   Y debido a que estás en video, es una oportunidad para usar los objetos visuales al máximo.   Tienes que pensar en formas creativas de mostrar tus mensajes. Aquí me refiero a presentaciones de PowerPoint potentes,  imágenes y vídeos originales.

Dando un paso más allá, si estás en una reunión y estás discutiendo un producto de consumo, una manera de mejorar tu presentación visual es tener el producto contigo.   Aunque no tenemos el lujo de pasarlo, la mera acción de que lo tengas contigo demostrará que estás preparado y eres pro-activo.   Y si no lideras la reunión pero quieres contribuir, tener un visual preparado para hablar de un punto en particular es una manera de demostrar dinamismo, lo que probablemente hará que la audiencia te tome más en serio.

4. Anticipación

Planificar el contenido, lo que dirás y lo que mostrarás es la mitad de una gran presentación online, la otra es anticipar cosas que podrían suceder y/o salir mal y restarle importancia a tu reunión.   Aquí me refiero a distracciones externas.   Y aunque estén fuera de nuestro control podemos tomar medidas para minimizarlas.  Algunas ideas :

• Recuerda a los participantes ponerse el modo mute cuando no estén hablando para evitar ruidos externos como música u otras personas hablando.
• Asegúrate de que tu teléfono está en silencio antes de la reunión .   Lo peor es estar presentando o escuchando a alguien y que suene tu teléfono.
• Encuentra una habitación tranquila y cierra la puerta.   Un entorno  tranquilo ayudará a minimizar cualquier distracción.
• No revises tus emails durante la reunión.   Así como no mirarías tu teléfono o  hacia otro lado cuando alguien está hablando en persona,  no deberías revisar el correo electrónico o navegar por la web cuando estás participando en una videoconferencia porque tus ojos y expresión facial comenzarán a cambiar.   Puedes parecer irrespetuoso, pero lo más importante es que la gente puede saber cuándo lo estás haciendo.

5. El contacto visual

Nos demos cuenta o no, como oyentes estamos continuamente leyendo el lenguaje corporal de los demás.  Así que si importante es mantener un buen contacto visual con alguien cuando estás hablando en persona, más lo es mientras estás en una videoconferencia.   La buena noticia es que hacerlo bien es una de las maneras más fáciles de mejorar tu presencia.   El lugar al que debes mirar mientras estás en una videoconferencia depende del tipo de escenario y la reunión en la que te encuentres.   Si estás en una reunión informal, debatiendo algo en grupo y no se ha designado a una sola persona para hablar y todos tenéis la misma oportunidad de hablar, tus ojos mirarán a la pantalla. Y es natural porque es en la pantalla donde encontrarás a todas las personas, verás si otros están a punto de hablar y estarás leyendo su lenguaje corporal.

Si estás en una reunión formal,  haciendo una presentación y eres el único que habla, tienes que  mirar  a la lente de la cámara.    Debido a que los ojos de todos estárán fijados en ti, si miras a la lente, aparecerás como si estuvieras mirándolos directamente.   Esta es una manera fuerte de aumentar tu presencia y autoridad.  

6. Gestos de la mano

Uno de los mejores activos que tenemos en comunicación es la capacidad de utilizar nuestras manos para subrayar un punto importante.   Pero si usamos nuestras manos de manera incorrecta, podemos estar restándole importancia a nuestra presentación.  Hay un concepto erróneo de que debido a que estamos en casa o en un lugar remoto, muchos de los movimientos que estamos haciendo no se notarán porque no estamos en la misma habitación que otros.   Esto no es cierto.  Lo que las otras personas ven depende de cómo y dónde colocas tu cámara, pero siempre piensa que tu audiencia verá todo lo que haces.  Es mejor prepararse así.  Lo más probable es que tus espectadores vean al menos  la parte superior del cuerpo si estás sentado, por lo que los movimientos de tus manos siguen siendo visibles.   Esto significa que puedes usar tus manos para enfatizar puntos como si estuvieras en una reunión cara a cara.   También puedes levantar las manos para demostrar los números.   Como, por ejemplo, decir que hay tres propuestas que estábamos considerando. Los gestos están ahí para cuantificar y apoyarnos.   Y si estás haciendo una presentación y todos los ojos están en ti, estos movimientos te ayudarán a mejorar tus habilidades de presentación en la cámara.   Pero tus manos utilizadas incorrectamente también puede ser fuente de  distracción.   Por ejemplo, evita saludar frenéticamente a la cámara, apuntar pues puede verse como un gesto muy agresivo y si no estás hablando y estás simplemente escuchando, asegúrate de no doblar los brazos.   Todo el mundo en la llamada puede verte hacerlo y pueden pensar que estás desinteresado.

7. Una postura corporal segura

Tu postura a la hora de hablar tiene una influencia directa en la forma en que la gente te percibe.   Tu cuerpo puede y debe transmitir profesionalidad y compromiso.  Si vas a estar sentado mientras estás en una videoconferencia asegúrate de tener una buena distancia entre tú y la cámara.   Si vas a estar hablando y presentando la mejor manera de sentarse es hacerlo en la mitad delantera de la silla.  De hecho, esta es la forma en que muchos presentadores de noticias de televisión se sientan cuando están en el aire porque abre su diafragma, lo que les ayuda a proyectar su voz.   Asegúrate de que tu espalda esté recta, inclínate un poco y asegúrate de que tus hombros estén abajo, lo que muestra que estás relajado.

Al mismo tiempo y si no estás presentando durante la videoconferencia puedes estar un poco más relajado porque eres sólo un espectador.    Tienes que estar en alerta.   Así que asegúrate de que tus ojos aún están en la pantalla y estás concentrado.   Si decides hablar durante la videoconferencia, puedes sentarte en el borde de la silla porque, de nuevo, ayuda a aumentar tu voz y muestra que estás a punto de participar en la conversación.   Solo recuerda que sentarse derecho no solo afecta la forma en que la gente te percibe, sino que también te ayuda a aumentar tu voz para que te escuchen.

8. La forma de vestir importa

Lo bueno de las videoconferencias o la comunicaciones online es que puedes estar en cualquier parte del mundo, en una oficina remota o en la comodidad de tu propia casa.   Esto no significa que puedas ir en pijama.  Puedes ir más casual, pero no completamente casual.   Lo que llevas puesto sigue siendo importante, al menos en tu mitad superior.   Así que sólo tienes que ser consciente de cuánto captura tu cámara si estás a punto de hacer una videoconferencia.   Si tu cámara está posicionada para capturar sólo la mitad superior, ésta tiene que parecer absolutamente profesional. La parte casual puedes llevarla en la parte inferior.   Pero de nuevo, sólo si la cámara no lo captura.   En este otro post encontrarás algunas ideas de outfits.

Es importante saber que hay ciertos patrones que simplemente funcionan mejor en la cámara que otros.   Los mejores colores son el azul zafiro, el verde esmeralda, el turquesa o el rojo.   Los colores más brillantes suelen ser preferidos porque simplemente aparecen en la cámara.   Por otro lado, hay que evitar:

-estampados de flores o rayas pues distraen.

-telas brillantes como sedas  ya que pueden reflejar la luz y el brillo cada vez que mueves tu cuerpo.

– detalles difusos como cuellos de volantes o muchos botones.

Cuando tienes la oportunidad de hablar, quieres que la gente te preste atención a ti y tu forma de vestir no debería ser una distracción.

9. Ten en cuenta los detalles técnicos:

Colocación de la cámara

Hay un par de cosas que puedes hacer para mejorar la experiencia de video.   Asegúrate que tu cámara está elevada.   Esto significa que si estás utilizando un portátil y tu cámara es demasiado baja, puedes utilizar un libro o una caja para elevar la pantalla.   Al hacerlo, darás una perspectiva más directa de ti.    Al colocar el nivel de los ojos de la cámara, también afectará tu postura.   Porque si tu cámara es más baja es más probable que te encorves lo que disminuye absolutamente tu presencia en la cámara.   Otra cosa muy importante es hacer una comprobación de vídeo antes de empezar.   Asegúrate que la pantalla está elevada y  que no tienes mucho espacio para la cabeza entre tú y la parte superior.   Demasiada brecha en el medio puede hacerte ver como si fueras sólo una cabeza flotante.   También querrás asegurarte de que tu video no sea solo de tu cara.   Al empujar la cámara hacia atrás un poco y colocarla más abajo, enmarcas más la parte superior del cuerpo y le dará a los que te miran una mejor perspectiva.   Un pequeño ajuste en el ángulo de la cámara puede hacer una gran diferencia en la forma en que los demás te perciben.   Así que asegúrate de probar tu cámara y comprueba cómo te ves antes de iniciar la videoconferencia o formación.

La iluminación es la clave

La iluminación es muy importante para que te veas bien en la cámara.   Hay varias cosas que puedes hacer en casa, para asegurarte de que tu iluminación está configurada para que se vea lo mejor posible.   Asegúrate de colocar la cámara o el ordenador para que estés mirando a la luz.   La mejor iluminación es la natural, por lo que si puedes estar frente a una ventana, mejorarás tu presencia por diez.   Pero asegúrate de que el sol tampoco te dé directamente en tus ojos, porque proyectarás una extraña sombra sobre tu cara.  Si te conectas desde una habitación que no tiene ventanas o no puedes colocarte cerca de una, asegúrate de tener una lámpara cerca de ti para que estés correctamente iluminada.   La iluminación es un aspecto que a menudo se pasa por alto pero marca una gran diferencia en la calidad de tu presencia.

Audio nítido y claro

Las pausas incómodas o ese, “Lo siento, no puedo oírte” es lo peor.   Corta el flujo de la conversación y daña potencialmente tu profesionalidad.   A menudo nos encontramos con problemas de audio porque nuestra conexión a Internet es mala. Para evitar esta situación comprueba la calidad de tu conexión.   Si no estás seguro de si tu audio va a funcionar correctamente, lo mejor es llamar a alguien y probarlo.   Pregúntale si puede oírte claramente  y  si hay un retraso .   Si hay un problema, tendrás tiempo para reiniciar Internet  o posiblemente cambiar de ubicación.   Al realizar esta prueba, estás anticipando y solucionando problemas de antemano para que no tengas que hacerlo en medio de la reunión.   Para asegurarte que las otras partes pueden oírte claramente, revisa que la música esté apagada y cierra las ventanas que no estés usando.   Si te encuentras haciendo una videoconferencia o formación online en una sala donde no puedes moverte y hay muchas otras personas a tu alrededor hablando, la mejor manera de minimizar el ruido es usar  auriculares con micrófono incorporado.   Un audio nítido y claro es esencial para tener una comunicación online eficaz.

El fondo

Tener la oportunidad de hacer una videoconferencia desde la comodidad de nuestra casa es genial.   Pero tenemos que ser conscientes de lo que verán los espectadores de nuestra casa. Esto significa tener presente nuestro telón de fondo.   Si estás organizando una reunión online desde casa es importante prestar atención a lo que sucede o se muestra detrás de nosotros.   Si estás preparando la formación en la mesa del comedor, ¿los juguetes de tus hijos estarán en segundo plano?   ¿Estarán corriendo por ahí?   ¿Tendrás montones de ropa en el suelo?   A pesar de que es posible que no lo notes, o puede que no te moleste, tus espectadores en el otro lado de la pantalla lo verán, y es importante crear un entorno profesional.   Solo piensa que la imagen capturará tu entorno y el interior de tu hogar, por lo que es importante mantener el área limpia y ordenada.   Si tienes una oficina en casa y tienes la privacidad para hacer una reunión de video en ella, asegúrate de que la puerta esté cerrada para que puedas eliminar cualquier ruido que pueda distraer.   Al minimizar los elementos que distraen, te aseguras de que el foco está en tí y lo que comunicas y no en el entorno que te rodea.

10. Últimos consejos para ayudarte a destacar

Hay algunos tips adicionales que mostrarán tus habilidades de comunicación.   Considera asignar a alguien durante la reunión para tomar notas de los puntos importantes mientras hablas.   Es una forma de realizar un seguimiento de los puntos de conversación más importantes y las notas pueden garantizar que todos estén alineados después de la videoconferencia, formación o reunión.   Una copia impresa del material también es muy valiosa para que las personas puedan hacer referencia a la presentación en papel si alguna vez lo necesitan.   Además, justo antes de comenzar tu presentación, asegúrate de anunciar que tienes a alguien tomando notas, y que al final de la llamada enviarás las notas a todo el mundo.   tro consejo es considerar la grabación de la videoconferencia.   Hay algunas herramientas de software que permiten grabar tu presentación de PowerPoint mientras muestras tu cara en el lado de la pantalla.   Lo bueno es que puedes enviar la presentación completa a aquellos que no pudieron asistir. 
                

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